Auftragsbearbeitungsvertrag (AVV)

Stand: 6. November 2026

Für Firmenkunden von Office Relief. Bei Kunden aus der EU gilt dieser Vertrag zugleich als Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er ist Bestandteil unserer AGB und gilt mit der Online-Bestellung bzw. der Annahme der Offerte.

Vertragsparteien

Dieser Vertrag gilt zwischen dem in der Bestellung bzw. der Offerte genannten Unternehmen (nachfolgend „Kunde“ oder „Verantwortlicher“) und

Ansprechperson für Datenschutz bei der Anbieterin ist Tamara Rutschi. Die Ansprechperson des Kunden ergibt sich aus der Bestellung bzw. der Offerte.

§ 1 Gegenstand, Dauer und Verhältnis zu anderen Vereinbarungen

1.1Die Anbieterin stellt dem Kunden das Online-Angebot „Office Relief“ gemäss Bestellung bzw. Offerte und Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) zur Verfügung (nachfolgend „Hauptvertrag“). Dabei bearbeitet sie Personendaten der Mitarbeitenden des Kunden in dessen Auftrag.

1.2Dieser Vertrag regelt die Rechte und Pflichten der Parteien bei dieser Auftragsbearbeitung nach Art. 9 des Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG). Hat der Kunde seinen Sitz in der EU oder im EWR oder werden Daten von Personen in der EU bearbeitet, gilt er zugleich als Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO.

1.3Art, Zweck, Datenkategorien und betroffene Personen sind in Anhang 1 beschrieben. Die technischen und organisatorischen Massnahmen stehen in Anhang 2, die Unterauftragsbearbeiter in Anhang 3. Die Anhänge sind Bestandteil dieses Vertrags.

1.4Dieser Vertrag gilt für die Dauer des Hauptvertrags. Er gilt darüber hinaus, solange die Anbieterin noch Personendaten des Kunden bearbeitet, insbesondere bis zur Löschung nach § 12.

1.5Dieser Vertrag ist Bestandteil der AGB und damit jeder Bestellung und jeder Offerte. Er gilt als abgeschlossen, sobald der Kunde ihn bei der Online-Bestellung durch Anklicken bestätigt oder eine Offerte annimmt, auch wenn diese Annahme per E-Mail erfolgt. Eine separate Unterzeichnung ist nicht nötig.

1.6Bei Widersprüchen geht dieser Vertrag in Fragen des Datenschutzes den AGB, der Bestellung und der Offerte vor.

1.7Nicht Gegenstand dieses Vertrags sind Bearbeitungen, für die die Anbieterin selbst verantwortlich ist. Dazu gehören insbesondere die Kontaktdaten der Ansprechpersonen des Kunden für Bestellung, Offerte, Vertrag, Rechnung, die Prüfung der Unternehmensgrösse und die weitere Geschäftsbeziehung, die Buchhaltung und der Betrieb der öffentlichen Webseite gegenüber Besucherinnen und Besuchern. Dafür gilt die Datenschutzerklärung der Anbieterin.

§ 2 Zweck der Bearbeitung und Rollen

2.1Die Anbieterin bearbeitet die Personendaten ausschliesslich, um den berechtigten Mitarbeitenden den Zugang zu Office Relief bereitzustellen, sie dabei zu begleiten und dem Kunden zusammengefasste Auswertungen zur Verfügung zu stellen. Die Einzelheiten stehen in Anhang 1.

2.2Der Kunde ist für die Bearbeitung verantwortlich. Er entscheidet über Zweck und Mittel. Die Anbieterin bearbeitet die Daten nur so, wie der Kunde es selbst tun dürfte.

2.3Die Anbieterin verwendet die Daten nicht für eigene Zwecke. Insbesondere nutzt sie sie nicht für Werbung, gibt sie nicht an Dritte weiter und verkauft sie nicht.

2.4Der Kunde erhält keine Auswertungen über einzelne Mitarbeitende. Er sieht nur zusammengefasste Werte für seine ganze Gruppe, z. B. die Zahl aktiver Personen und beliebte Inhalte (Anhang 2, Ziffer 6). So trägt der Vertrag auch Art. 328b OR Rechnung.

2.5Der Kunde ist verantwortlich, dass er die Daten rechtmässig an die Anbieterin weitergeben darf. Er informiert die Mitarbeitenden vor der Weitergabe über die Nutzung von Office Relief und die Bearbeitung ihrer Daten (AGB § 6.7). Die Anbieterin stellt ihm dafür auf Wunsch einen Mustertext zur Verfügung.

§ 3 Weisungen

3.1Die Anbieterin bearbeitet die Personendaten nur auf dokumentierte Weisung des Kunden. Die Weisungen ergeben sich aus diesem Vertrag, der Bestellung bzw. der Offerte und den AGB. Als Weisung gilt auch, wenn die Gruppenleitung des Kunden im Kundenbereich Personen erfasst oder entfernt. Weitere Weisungen erteilt der Kunde in Textform, z. B. per E-Mail.

3.2Ist die Anbieterin der Ansicht, dass eine Weisung gegen Datenschutzrecht verstösst, teilt sie dies dem Kunden unverzüglich mit. Sie darf die Ausführung aussetzen, bis der Kunde die Weisung bestätigt oder ändert.

3.3Weisungen, die über den vereinbarten Leistungsumfang hinausgehen, gelten als Änderungswunsch. Die Anbieterin kann dafür eine Vergütung verlangen.

§ 4 Pflichten des Kunden

4.1Der Kunde übermittelt nur die Daten, die für die Einrichtung der Zugänge nötig sind: Vorname und geschäftliche E-Mail-Adresse der berechtigten Personen.

4.2Er erfasst die Daten in der Regel selbst im Kundenbereich der Webseite, über eine verschlüsselte Verbindung. Beauftragt er die Anbieterin mit der Erfassung, übermittelt er die Liste über einen gesicherten Weg. Dafür eignet sich eine passwortgeschützte Datei mit separat mitgeteiltem Passwort oder ein verschlüsselter Transferdienst mit Ablaufdatum. Eine unverschlüsselte E-Mail mit der Liste im Anhang soll vermieden werden.

4.3Er entfernt ausscheidende Mitarbeitende im Kundenbereich oder meldet sie der Anbieterin, damit deren Konto gelöscht wird (AGB § 6.4).

4.4Er informiert die Anbieterin unverzüglich, wenn er Fehler oder Unregelmässigkeiten bei der Bearbeitung feststellt.

§ 5 Vertraulichkeit

5.1Die Anbieterin behält die Personendaten vertraulich. Diese Pflicht gilt auch nach dem Ende dieses Vertrags.

5.2Zugriff auf die Daten haben nur Tamara Rutschi und Ruben Jäckle (Mitgründer, Marketing). Weitere Personen erhalten nur Zugriff, soweit es für die Leistung nötig ist.

5.3Alle Personen mit Zugriff sind schriftlich zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Schweigepflicht. Sie wurden über die Datenschutzpflichten informiert.

§ 6 Datensicherheit

6.1Die Anbieterin trifft angemessene technische und organisatorische Massnahmen nach Art. 8 DSG und Art. 32 DSGVO. Sie schützt die Daten so vor Verlust, unbefugtem Zugriff, Veränderung und Offenlegung. Die Massnahmen stehen in Anhang 2.

6.2Die Anbieterin darf die Massnahmen an den Stand der Technik anpassen. Das Schutzniveau darf dabei nicht sinken. Wesentliche Änderungen teilt sie dem Kunden mit.

§ 7 Unterauftragsbearbeiter

7.1Der Kunde genehmigt den Einsatz der in Anhang 3 genannten Unterauftragsbearbeiter.

7.2Will die Anbieterin einen Unterauftragsbearbeiter hinzufügen oder ersetzen, informiert sie den Kunden mindestens 30 Tage vorher in Textform. Der Kunde kann innert dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Kunde den Hauptvertrag auf den Zeitpunkt des Wechsels kündigen. Bereits bezahlte Entgelte für die restliche Laufzeit werden in diesem Fall anteilig zurückerstattet.

7.3Die Anbieterin wählt Unterauftragsbearbeiter sorgfältig aus. Sie stellt vertraglich sicher, dass diese Datenschutzpflichten einhalten, die diesem Vertrag im Wesentlichen entsprechen.

7.4Keine Unterauftragsbearbeitung sind Nebenleistungen wie Telekommunikation oder Postdienste, bei denen kein Zugriff auf Personendaten besteht.

§ 8 Bekanntgabe ins Ausland

8.1Personendaten werden nur in Staaten bekannt gegeben, deren Datenschutz der Schweizer Bundesrat als angemessen anerkannt hat. In andere Staaten nur, wenn geeignete Garantien bestehen, insbesondere das Swiss-US Data Privacy Framework oder die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission mit Anpassungen für die Schweiz.

8.2Bei Kunden aus der EU gelten zusätzlich die Regeln der Art. 44 ff. DSGVO.

8.3Die betroffenen Länder und Garantien stehen in Anhang 3.

§ 9 Unterstützung des Kunden

9.1Wendet sich eine betroffene Person mit einem Anliegen zu ihren Daten direkt an die Anbieterin, z. B. für Auskunft, Berichtigung oder Löschung, leitet die Anbieterin es unverzüglich an den Kunden weiter. Sie unterstützt den Kunden bei der Beantwortung.

9.2Die Anbieterin unterstützt den Kunden auch bei Datenschutz-Folgenabschätzungen und bei Anfragen von Datenschutzbehörden, soweit es um ihre Bearbeitung geht.

9.3Diese Unterstützung ist im Entgelt enthalten, solange der Aufwand angemessen bleibt. Für erheblichen Mehraufwand kann die Anbieterin nach vorheriger Absprache eine Vergütung verlangen.

§ 10 Verletzung der Datensicherheit

10.1Die Anbieterin meldet dem Kunden eine Verletzung der Datensicherheit unverzüglich, spätestens innert 48 Stunden, nachdem sie davon erfahren hat. Das gilt z. B. für einen Hackerangriff, einen Datenverlust oder einen Versand an falsche Empfänger.

10.2Die Meldung enthält, soweit bekannt: was passiert ist, welche Daten und wie viele Personen betroffen sind, die möglichen Folgen und die getroffenen oder geplanten Massnahmen. Fehlende Angaben reicht sie nach.

10.3Die Anbieterin ergreift sofort Massnahmen, um den Schaden zu begrenzen. Die Meldung an Behörden (EDÖB bzw. die zuständige EU-Aufsichtsbehörde) und an betroffene Personen ist Sache des Kunden. Die Anbieterin unterstützt ihn dabei.

§ 11 Nachweise und Kontrollen

11.1Die Anbieterin stellt dem Kunden auf Anfrage die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind. In der Regel erfolgt dies durch eine schriftliche Selbstauskunft.

11.2Reicht diese nicht aus, kann der Kunde die Einhaltung höchstens einmal pro Vertragsjahr überprüfen oder durch eine zur Verschwiegenheit verpflichtete Fachperson überprüfen lassen. Er kündigt die Prüfung mindestens 30 Tage vorher an. Bei einem konkreten Verdacht auf einen Verstoss ist auch eine kurzfristige Prüfung möglich.

11.3Die Kosten einer Prüfung trägt der Kunde, ausser sie deckt einen wesentlichen Verstoss der Anbieterin auf.

§ 12 Löschung und Rückgabe

12.1Entfernt der Kunde eine berechtigte Person im Kundenbereich, wird deren Konto sofort gelöscht. Meldet er einen Austritt der Anbieterin, löscht sie Konto und Daten innert 10 Tagen.

12.2Nach dem Ende des Hauptvertrags löscht die Anbieterin alle Personendaten des Kunden unverzüglich, spätestens innert 30 Tagen. Auf Wunsch gibt sie dem Kunden vorher eine Liste der Konten als CSV-Datei zurück. Die Löschung bestätigt sie dem Kunden auf Anfrage in Textform.

12.3Automatische Sicherungskopien beim Hosting werden nicht einzeln gelöscht. Das Hosting löscht sie nach 14 Tagen von selbst. Manuell erstellte Sicherungskopien löscht die Anbieterin spätestens nach 14 Tagen. Bis dahin bleiben sie geschützt und werden nicht genutzt.

12.4Die E-Mail-Adressen der Teilnehmenden dürfen beim E-Mail-Dienst auf einer Sperrliste bleiben. So ist sichergestellt, dass sie keine weiteren E-Mails von Office Relief erhalten. Für andere Zwecke werden sie nicht genutzt.

12.5Die Konten der Gruppenleitung werden ebenfalls gelöscht. Die geschäftlichen Kontaktdaten der Ansprechpersonen des Kunden, z. B. aus HR, bearbeitet die Anbieterin nach § 1.7 in eigener Verantwortung weiter, um die Geschäftsbeziehung zu pflegen.

12.6Anonyme Statistiken ohne Bezug zu Personen oder zum Kunden darf die Anbieterin behalten.

12.7Gesetzliche Aufbewahrungspflichten der Anbieterin bleiben vorbehalten.

§ 13 Haftung

13.1Die Haftung der Parteien richtet sich nach den AGB (§ 10), soweit dieser Vertrag nichts anderes regelt.

13.2Zwingende gesetzliche Haftungsbestimmungen bleiben vorbehalten, bei Kunden aus der EU insbesondere Art. 82 DSGVO gegenüber betroffenen Personen.

13.3Jede Partei haftet im Innenverhältnis für Schäden, die auf ihre eigenen Verstösse gegen diesen Vertrag oder das Datenschutzrecht zurückgehen.

§ 14 Schlussbestimmungen

14.1Änderungen dieses Vertrags bedürfen der Textform. Die Anbieterin kann Anhang 2 und Anhang 3 nach § 6.2 und § 7.2 anpassen.

14.2Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest des Vertrags gültig. An ihre Stelle tritt eine Regelung, die dem Zweck am nächsten kommt und dem Datenschutzrecht entspricht.

14.3Es gilt schweizerisches Recht. Soweit die DSGVO anwendbar ist, gehen deren zwingende Bestimmungen vor.

14.4Gerichtsstand ist der Sitz der Anbieterin (3454 Sumiswald, Kanton Bern), soweit gesetzlich zulässig.

Anhang 1: Beschreibung der Datenbearbeitung

Betroffene Personen

• Mitarbeitende des Kunden, die er für einen Zugang erfasst (Teilnehmende)
• Ansprechpersonen des Kunden mit Zugang zum Firmen-Dashboard, z. B. aus HR (Gruppenleitung)

Datenkategorien

Besonders schützenswerte Personendaten, insbesondere Gesundheitsdaten, werden nicht erhoben.

Art und Zweck der Bearbeitung

1. Einrichtung der Zugänge nach Erfassung im Kundenbereich bzw. per CSV-Import und Zuordnung zur Firmengruppe
2. Versand der Zugangs-E-Mail zur Erstellung des Passworts
3. Bereitstellung der Online-Inhalte (Videos zu Bewegung, Atem und Meditation)
4. Speicherung des Kursfortschritts, damit die Person dort weitermachen kann, wo sie aufgehört hat
5. Service-E-Mails zum Programm, z. B. Hinweise auf neue Inhalte, eine Erinnerung nach längerer Inaktivität oder eine Bitte um Feedback zum Programm. Jede dieser E-Mails enthält einen Abmeldelink. Notwendige E-Mails zum Zugang sind davon ausgenommen.
6. Zusammengefasste Auswertung im Firmen-Dashboard für die Gruppenleitung, z. B. Anzahl aktiver Personen und beliebte Inhalte, ohne Angaben zu Einzelpersonen
7. Support bei Fragen zum Zugang
8. Sicherheit und Betrieb der Plattform (Schutz vor Angriffen, Backups)
9. Löschung bei Austritt und nach Vertragsende

Geplante Erweiterung

Ein Wissenskurs zur betrieblichen Gesundheit mit Abschlusstest ist in Planung. Derzeit ist er nicht im Einsatz. Vor der Einführung ergänzt die Anbieterin diesen Anhang und informiert den Kunden. Dem Kunden wird höchstens zusammengefasst mitgeteilt, wie viele Personen den Test bestanden haben.

Anhang 2: Technische und organisatorische Massnahmen

Office Relief ist ein kleines Unternehmen mit zwei Personen mit Zugriff. Die Massnahmen sind auf diese Grösse abgestimmt.

1. Zugriffskontrolle

• Administrator-Zugriff haben nur Tamara Rutschi und Ruben Jäckle, je mit persönlichem Konto.
• Alle Administrator-Konten sind mit Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
• Administratoren verwenden starke, einzigartige Passwörter.
• Teilnehmende und Gruppenleitung haben Konten ohne Zugriff auf den Verwaltungsbereich und sehen nur ihre eigenen Daten. Die Gruppenleitung sieht zusätzlich das Firmen-Dashboard und im Kundenbereich die erfassten Personen der eigenen Firma mit Vorname, E-Mail-Adresse und Kontostatus.
• Passwörter werden nur als Hash gespeichert. Die Anbieterin kennt die Passwörter der Teilnehmenden nicht.

2. Trennung

• Jeder Kunde hat eine eigene Gruppe. Die Gruppenleitung sieht nur Werte der eigenen Firma.

3. Übertragung

• Die Webseite ist durchgehend per HTTPS (TLS) verschlüsselt.
• Der Kunde erfasst die Daten in der Regel direkt im Kundenbereich (HTTPS). Listen werden nur ausnahmsweise und über einen gesicherten Weg empfangen (§ 4.2).
• Die CSV-Datei wird nach dem Import vom Gerät und aus dem E-Mail-Postfach gelöscht.

4. Geräte

• Gearbeitet wird an einem Computer mit verschlüsselter Festplatte, Bildschirmsperre und aktuellen Updates.

5. Schutz der Plattform

• Sicherheits-Plugin Wordfence mit Firewall und Schutz vor Anmeldeversuchen
• Regelmässige Updates von WordPress, Theme und Plugins
• Videos sind so eingestellt, dass sie nur auf office-relief.ch abgespielt werden können
• Cookie-Einwilligung über Borlabs Cookie. Dienste, die eine Einwilligung brauchen, werden erst danach geladen.

6. Datenminimierung und Auswertungen

• Erhoben werden nur Vorname und geschäftliche E-Mail-Adresse. Abteilung, Funktion oder private Kontaktdaten werden nicht erhoben.
• Das Firmen-Dashboard zeigt nur Gruppenwerte.
• Die Gruppenleitung hat keinen Zugriff auf Kursfortschritte, Anmeldezeitpunkte oder andere Nutzungsdaten einzelner Personen.

7. Verfügbarkeit und Wiederherstellung

• Das Hosting erstellt täglich automatische Backups und bewahrt sie 14 Tage auf. Manuelle Backups löscht die Anbieterin spätestens nach 14 Tagen.
• Die Wiederherstellung aus einem Backup ist jederzeit möglich.

8. Organisation

• Schriftliche Vertraulichkeitserklärung aller Personen mit Zugriff
• Verträge zur Auftragsbearbeitung mit allen Unterauftragsbearbeitern
• Festes Vorgehen bei Datenpannen: Ursache stoppen, Kunden innert 48 Stunden informieren, Vorfall dokumentieren
• Konten ausgeschiedener Personen werden sofort (bei Entfernung im Kundenbereich) bzw. innert 10 Tagen nach Meldung gelöscht, alle Daten eines Kunden innert 30 Tagen nach Vertragsende
• Überprüfung dieser Massnahmen mindestens einmal pro Jahr

Anhang 3: Unterauftragsbearbeiter

Diese Dienstleister bearbeiten Daten der Mitarbeitenden im Auftrag der Anbieterin. LearnDash und Bit Integrations laufen als Plugins auf dem eigenen Webserver und geben keine Daten an ihre Hersteller weiter.

Die Anmeldung mit Google oder Microsoft ist freiwillig. Wer sie wählt, nutzt sein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter. Google und Microsoft handeln dabei in eigener Verantwortung und sind keine Unterauftragsbearbeiter.

Fragen zu diesem Vertrag oder zum Datenschutz bei Office Relief beantwortet Tamara Rutschi gern: tamara@office-relief.ch